Sachsen erlebt gerade zwei große Restrukturierungen: GSK will das Impfstoffwerk in Dresden mit rund 650 Beschäftigten bis 2028 schließen, Volkswagen hat für Zwickau das Produktionsende 2031 angekündigt. Die arbeitsrechtliche Seite ist gut beleuchtet, etwa in den Beiträgen der Kanzlei Reichelt zur GSK-Schließung und zum VW-Werk Zwickau. Weniger beachtet wird, dass jede Kündigung, jeder Aufhebungsvertrag und jeder Wechsel in eine Transfergesellschaft zugleich ein Datenschutzvorgang ist.
Die vier Baustellen im Überblick
- Löschkonzept statt Reflex: Weder alles behalten noch alles löschen. Zugangsrechte enden am letzten Tag, Kündigungsunterlagen bleiben bis zum Ende der Verjährungsfristen, Lohnunterlagen sechs, Buchungsbelege seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV acht Jahre.
- Postfächer: Abwesenheitsnotiz mit neuem Ansprechpartner, Übergabe vor dem Austritt, danach Sperrung und Löschung nach Plan. Kein dauerhaftes Mitlesen durch Kollegen.
- Sozialauswahl: Alter, Unterhaltspflichten und Schwerbehinderung sind besonders geschützte Daten. Sie brauchen Zweckbindung, einen engen Zugriffskreis, Verträge mit externen Beratern und einen eigenen Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis.
- Transfergesellschaft und Betriebsübergang: Die Transfergesellschaft ist ein eigener Verantwortlicher, beim Übergang nach § 613a BGB wechseln die Personaldaten mit dem Arbeitsverhältnis. In beiden Fällen sind die Beschäftigten zu informieren.
Verantwortlich bleibt die Geschäftsführung, auch wenn der interne Datenschutzbeauftragte selbst vom Abbau betroffen ist. Die Rolle muss bis zum letzten Löschlauf besetzt sein, viele Unternehmen lösen das in der Abwicklungsphase über einen externen Datenschutzbeauftragten.
Den vollständigen Leitfaden mit den drei Zeitachsen des Löschkonzepts, den Regeln für die Sozialauswahl, dem Vorgehen bei Transfergesellschaft und Betriebsübergang sowie einer Checkliste für die Personalabteilung finden Sie auf unserem Datenschutz-Portal: Stellenabbau und Werkschließung: Was mit Mitarbeiterdaten passieren muss.