KI-Chatbot fürs Unternehmen: Kosten, Aufwand und was beim Datenschutz zählt

Die Idee kommt meist aus dem Support oder dem Vertrieb: Immer wieder dieselben Fragen zu Lieferzeiten, Öffnungszeiten, Vertragsdetails. Ein Chatbot soll das abfangen. Bevor ein Angebot eingeholt wird, lohnt sich ein kurzer Blick darauf, welcher Typ von Chatbot überhaupt gemeint ist. Davon hängen Kosten, Zeitplan und Datenschutzaufwand ab.

Drei Typen, drei Preisklassen

In der Praxis lassen sich Chatbot-Projekte grob in drei Gruppen einteilen. Die Zahlen sind Richtwerte, das konkrete Angebot hängt von Integrationen und Umfang der Wissensbasis ab.

• Einfacher FAQ-Bot (regelbasiert): 2.000–5.000 € einmalig, 50–200 € im Monat für den Betrieb. Er beantwortet festgelegte Fragen über Entscheidungsbäume und ist meist in ein bis zwei Wochen einsatzbereit.
• KI-Chatbot mit RAG: 5.000–15.000 € einmalig, 200–500 € im Monat. Er antwortet frei formuliert auf Basis Ihrer eigenen Dokumente, Handbücher oder Tickets. Für Wissensbasis, Tests und Feinschliff sind etwa vier bis acht Wochen realistisch.
• Enterprise-Lösung mit Aktionen: 15.000–50.000 €. Der Bot bucht Termine, legt Tickets an oder fragt Bestellstatus im ERP ab. Mit CRM- oder ERP-Anbindung dauert das eher zwei bis vier Monate.

Die laufenden Kosten setzen sich aus Gebühren für das Sprachmodell, dem Hosting der Wissensbasis und der Pflege zusammen. Gerade die Pflege wird oft unterschätzt: In den ersten Wochen zeigt sich, welche Fragen Nutzer wirklich stellen und wo die Wissensbasis Lücken hat.

Baukasten oder individuell?

Ein No-Code-Baukasten ist in wenigen Stunden eingerichtet und für einen ersten Test oft ausreichend. Die Grenzen kommen, sobald interne Dokumente einfließen sollen oder Daten nicht beim Anbieter außerhalb der EU liegen dürfen. Ein individuell entwickelter Chatbot kostet mehr, dafür bestimmen Sie Modell, Speicherort und Integrationen selbst. Wer den Weg vom Konzept bis zum Betrieb im Detail sehen will, findet ihn unter Chatbot erstellen lassen mit den sechs Projektschritten und einer Vergleichstabelle.

Datenschutz: vier Punkte vor dem Go-live

• Auftragsverarbeitung: Mit dem Anbieter des Sprachmodells und dem Hoster brauchen Sie einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Typische Lücken dabei haben wir unter häufige Fehler im AV-Vertrag zusammengefasst.
• Drittlandtransfer: Läuft das Modell bei einem US-Anbieter, muss die Übermittlung abgesichert sein. Ein Modell auf Servern in Deutschland nimmt dieses Thema ganz heraus, dazu mehr im Beitrag zu lokaler KI.
• Chat-Protokolle: Nutzer tippen in Chatfenster oft mehr, als nötig wäre, bis hin zu Gesundheits- oder Vertragsdaten. Legen Sie fest, wie lange Protokolle gespeichert werden und wer sie auswerten darf, und tragen Sie die Verarbeitung ins Verzeichnis ein.
• Datenschutzhinweise: Der Chatbot gehört in die Datenschutzerklärung der Website, mit Zweck, Rechtsgrundlage und Empfängern.

AI Act: Der Bot muss sich zu erkennen geben

Seit dem 2. August 2026 gilt Art. 50 EU AI Act. Wer ein KI-System anbietet, das direkt mit Menschen interagiert, muss dafür sorgen, dass Nutzer erkennen, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht ohnehin offensichtlich ist. Ein klarer Hinweis im Chatfenster reicht in der Regel aus. Wie die Kennzeichnung praktisch aussieht, erklärt der Ratgeber zur KI-Kennzeichnungspflicht. Ein Hochrisiko-System ist ein Website-Chatbot normalerweise nicht.

Unser Vorschlag für den Start

Fangen Sie mit einem eng umrissenen Einsatzbereich an, zum Beispiel den 20 häufigsten Support-Fragen, und messen Sie, wie viele Anfragen der Bot tatsächlich abschließt. Erst danach lohnt sich der Ausbau zu RAG oder Aktionen. Die Entwicklung übernimmt bei DATUREX das Team hinter app-web-entwicklung.de, den Datenschutz-Teil mit AV-Verträgen, Verzeichnis und Hinweisen begleiten wir aus derselben Hand.