Wenn Unternehmen uns zum ersten Mal kontaktieren, kommt eine Frage fast immer zuerst: „Was kostet uns das?” Die Frage ist berechtigt — und sie ist erstaunlich schwer zu googeln. Zwischen kostenlosen Vorlagen-Paketen und Beratungsangeboten im fünfstelligen Bereich liegt ein weites Feld, und kaum ein Anbieter macht transparent, was in seinen Preisen eigentlich enthalten ist. Zeit für eine ehrliche Übersicht der Kostenblöcke, die bei DSGVO-Compliance tatsächlich anfallen.
Die fünf Budgetposten, aus denen sich Datenschutz zusammensetzt
Datenschutz ist kein einzelner Kostenpunkt, sondern ein Bündel aus wiederkehrenden und einmaligen Posten. Wer budgetieren will, sollte sie getrennt betrachten.
Der Datenschutzbeauftragte. Ab 20 Personen, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, ist die Benennung Pflicht — für viele Branchen wie Gesundheit oder Personaldienstleistung faktisch schon früher. Das ist meist der größte laufende Posten, dazu unten mehr.
Die Dokumentation. Verarbeitungsverzeichnis, Löschkonzept, Auftragsverarbeitungsverträge, Informationspflichten. Der Aufbau ist Einmalaufwand, die Pflege läuft weiter — jede neue Software, jeder neue Dienstleister will eingetragen sein. Wie ein Verarbeitungsverzeichnis entsteht, das diesen Namen verdient, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben.
Die technischen Maßnahmen. Verschlüsselung, Zugriffskonzepte, Backup-Strategie — vieles davon ist ohnehin gute IT-Praxis und sollte fairerweise dem IT-Budget zugerechnet werden, nicht dem Datenschutz.
Die Schulungen. Mitarbeitende sind das häufigste Einfallstor für Datenpannen. Regelmäßige Sensibilisierung ist keine Kür, sondern Teil der Rechenschaftspflicht — Online-Formate halten den Aufwand pro Kopf inzwischen klein.
Die Kontrolle. Audits und regelmäßige Überprüfungen zeigen, ob das Aufgebaute noch der Realität entspricht. Gerade nach Wachstumsphasen, Umzügen in die Cloud oder Personalwechseln lohnt der externe Blick.
Intern oder extern — die Rechnung, die oft schiefgeht
Der Reflex vieler Geschäftsführungen lautet: „Das macht jemand aus dem Team mit.” Auf dem Papier ist das die günstigste Lösung — bis man die Vollkosten rechnet. Ein interner Datenschutzbeauftragter braucht Erstausbildung und laufende Fortbildung, er genießt besonderen Kündigungsschutz, er fällt in Urlaub und Krankheit aus, und die Stunden, die er in Datenschutz steckt, fehlen in seiner eigentlichen Rolle. Dazu kommt ein strukturelles Problem: Wer IT-Leiter oder Personalchef ist, darf sich wegen Interessenkonflikts nicht selbst kontrollieren — der Kreis geeigneter Personen ist kleiner, als man denkt.
Die externe Variante dreht die Rechnung um: kalkulierbare Monatspauschale statt versteckter Personalkosten, Erfahrung aus vielen Mandaten statt Lernkurve auf eigene Kosten, keine Ausfallzeiten, keine Fortbildungsbudgets. Was ein externer Datenschutzbeauftragter konkret kostet und welche Leistungen in einer seriösen Pauschale enthalten sein sollten, schlüsselt unser Portal im Detail auf: Externer Datenschutzbeauftragter — Kosten und Preismodelle.
Welche Preismodelle üblich sind
In der Praxis begegnen Ihnen drei Modelle, oft in Kombination. Zur Einordnung nennen wir hier bewusst unsere eigenen Preise — nicht, weil sie der Marktmaßstab wären, sondern weil Transparenz an dieser Stelle selten ist.
Die Monatspauschale deckt die laufende Betreuung ab: Ansprechpartner für Anfragen, Pflege der Dokumentation, Meldung von Datenpannen, Bericht an die Geschäftsführung. Bei uns beginnt sie bei 150 € im Monat für kleine Unternehmen mit überschaubarer Verarbeitung — nach oben skaliert sie mit Mitarbeiterzahl und Komplexität, nicht pauschal mit dem Umsatz.
Der Tagessatz kommt bei abgegrenzten Projekten zum Einsatz — etwa der Begleitung einer Software-Einführung oder einer Datenschutz-Folgenabschätzung. Wir rechnen mit 890 € pro Manntag.
Der Projektpreis passt für einmalige Bestandsaufnahmen: Ein Erstaudit mit Maßnahmenplan gibt es bei uns ab 1.500 €, ein vollständiges Datenschutz-Audit inklusive Vor-Ort-Prüfung für 2.900 €. Danach weiß ein Unternehmen belastbar, wo es steht — auch wenn es die Umsetzung anschließend selbst stemmt.
Vorsicht ist bei Angeboten geboten, die deutlich darunter liegen und trotzdem „Rundum-Betreuung” versprechen. Irgendwo muss die Zeit herkommen — häufig besteht die Leistung dann aus einem Vorlagenordner und einer Hotline, die niemand kennt.
Die teuerste Variante ist die Vogel-Strauß-Taktik
Was in keiner Preisliste steht, gehört trotzdem in die Rechnung: die Kosten des Nichtstuns. Datenschutz-Verstöße sind längst nicht mehr nur ein Behördenthema — Wettbewerber und spezialisierte Kanzleien mahnen fehlerhafte Websites ab, Betroffene machen Auskunfts- und Schadensersatzansprüche geltend, und eine einzige gemeldete Datenpanne ohne saubere Dokumentation kann eine Prüfung der Aufsichtsbehörde nach sich ziehen. Welche Stolperfallen allein auf der Unternehmenswebsite lauern, zeigt unser Beitrag zu den häufigsten Abmahnfallen im Website-Datenschutz.
Dagegen wirkt eine dreistellige Monatspauschale weniger wie ein Kostenblock und mehr wie das, was sie ist: eine Versicherung mit eingebauter Beratungsleistung.
Fazit: Realistisch budgetieren statt schätzen
Für ein kleines bis mittleres Unternehmen ist Datenschutz kein fünfstelliges Jahresthema — vorausgesetzt, es wird strukturiert aufgesetzt statt in Panik nachgerüstet. Wer die fünf Budgetposten kennt, die Vollkosten der internen Lösung ehrlich rechnet und bei externen Angeboten auf den Leistungsumfang hinter der Pauschale achtet, kommt zu einem Budget, das trägt. Und wer nicht weiß, wo er steht: Mit einer kostenlosen Erstberatung lässt sich der eigene Handlungsbedarf klären, bevor die erste Rechnung geschrieben wird.